7 conseils pour rédiger un écrit professionnel efficace à l’ère du 2.0

Internet a révolutionné notre manière d’accéder à l’information, de travailler, et même d’écrire.

Vous pensez que la qualité de votre expression écrite dépend d’un talent inné que vous n'auriez pas !

Vous avez tort !

Il n'y a pas besoin d’être doué pour rédiger des écrits professionnels efficaces.

Découvrez vite ci-dessous les 7 conseils à appliquer afin de rédiger des écrits professionnels qui atteignent leurs objectifs !

Vos écrits professionnels, des contenus à ne pas négliger !

L'infobésité : mal de l'ère 2.0 à prendre en compte quand vous écrivez

Dans une journée de 24 heures, un cadre dirigeant recevra environ 63 mails professionnels tandis qu’un cadre en recevra une moyenne de 30. Et vous ? Combien de mails, recevez-vous par jour ?

Les contenus pullulent :

• e-mails,

• SMS,

• posts sur les réseaux sociaux,

• argumentaires commerciaux,

• fiches produits,

• compte-rendus de réunion,

• Etc.

On n’a jamais autant écrit de contenus professionnels qu'aujourd'hui.

Les Français lisent, textotent, postent, et commentent frénétiquement des contenus tout au long de la journée...

Pour ne pas être noyés dans cette infobésité de contenus, vos écrits professionnels doivent réussir à sortir du lot si vous voulez être lu, compris et atteindre vos objectifs.

Vos écrits professionnels doivent donc faire l’objet d’une attention particulière, car c'est la qualité de votre expression écrite qui va vous permettre d'atteindre vos objectifs.

Quels sont les objectifs de vos écrits professionnels ?

Gardez toujours à l'esprit votre objectif lors de la rédaction de votre écrit professionnel.

• Transmettre une information,

• Conserver une trace écrite,

• Poser une/des question.s,

• Demander la réalisation d’une action,

• Présenter, expliquer, promouvoir une activité, un produit, ou un service,

• Convaincre ou persuader un collaborateur, un supérieur hiérarchique, un fournisseur, un prospect, un client,

• Installer un univers de marque,

• Expliquer son activité et ses produits.

Quels sont les différents types d’écrits professionnels à l'ère du 2.0 ?

Il existe différents formats d’écrits professionnels.

Certains ne sont destinés qu’à " l’interne" : collaborateurs, directions, fournisseurs, etc.

Tandis que d’autres sont destinés à l'externe : prospects, audience cible ou clients.

Documents internes :

• E-mails,

• Comptes-rendus,

• Notes de service,

• Synthèse de réunion,

• Présentation PPT.

Documents externes :

• Brochures,

• Plaquettes,

• Affiches,

• Fiche produit,

• Articles de web,

• Newsletters,

• Pages web,

Les 5 questions à vous poser avant de rédiger un écrit professionnel

1°) Quel est l’objectif de votre document ?

Transmettre une info ?

Poser une question ?

Susciter une action chez votre destinataire ?

2°) Quel est le niveau d’informations que vous souhaitez partager avec votre destinataire ?

3°) Quel niveau d’information possède votre destinataire ?

4°) Quel lien entretenez-vous avec votre destinataire ?

5°) Attendez-vous une réponse écrite à votre mail ?

Mes 7 conseils pour rédiger un écrit professionnel efficace à l’ère du 2.0 !

1°) «Less is more», vous connaissez peut-être cette expression dont on doit la paternité à l'architecte Ludwig Mies van der Rohe et qui signifie que moins il y en a, mieux c’est !

En matière de contenu, c’est la même chose !

Écrivez des phrases courtes et simples.

Combien de mots faut-il dans une phrase pour être facilement compris ?

• Papier : 15 à 20 mots

• Écran d'ordinateur : 15 à 18 mots

• Smartphone : 10 à 12 mots

Si votre lecteur connaît votre sujet, vos phrases peuvent être plus longues (20 à 22 mots sur un écran ou le papier). 2°) Impliquez votre lecteur en utilisant le « vous » afin de créer avec lui un lien de proximité.

Les questions aussi permettent de rendre plus dynamique le texte et suscitent l'attention du lecteur.

N’êtes-vous pas d’accord avec ce que je viens d’écrire ?😉

3°) Utilisez un vocabulaire précis et surtout adapté à votre destinataire.

En effet, si vous utilisez des mots ou des formulations qu’il ne comprend pas, vous risquez de ne pas atteindre votre objectif.

4°) Le bonheur est dans le présent. Ça, c’est une plaisanterie !

Mais, privilégiez le temps du présent dès que vous le pouvez.

5°) Faites un paragraphe par idée.

Par exemple, si vous souhaitez rédiger une note interne qui stipule que les salariés doivent être sensibilisés aux méfaits du tabac, rédigez un seul paragraphe pour exprimer cette idée.

Et utiliser, cela va sans dire, l’argumentation !

Votre objectif Les salariés doivent être sensibilisés aux méfaits du tabac, votre argument : car le tabac est mauvais pour la santé.Exemple : En effet, il est à l’origine de plus de 75 000 décès par an.

6°) S’entraîner encore, et encore ! Vous allez certainement sourire en lisant ce conseil qui peut sembler d’une évidence absolue, mais l’entraînement, la discipline, la régularité sont les clefs de la réussite pour muscler ses écrits et progresser en expression écrite professionnelle.

7°) Dernier conseil : relisez-vous ! Vérifiez les homophones, par exemple (sans et s’en ), les participes passés, les conjugaisons et si vous trouvez que votre écrit sonne mal d’un point de vue phonétique, faites-vous confiance ! Réécrivez une autre phrase !

P.S. : Si à l'issue de la lecture de cet article, vous doutez encore de la qualité de vos écrits professionnels, vous pouvez suivre ma formation pour apprendre à rédiger des écrits professionnels efficaces et engageants.

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Agnès PICHON, experte en mots et formatrice. Contactez-moi au 06 60 86 10 83.