comment rédiger un mail professionnel infaillible ?

L'e-mail est sans aucun doute le moyen de communication le plus utilisé dans le monde professionnel. Loin devant le SMS, le mail assure la transmission d'informations en quelques secondes à votre voisin de bureau comme à votre collègue localisé en Australie. Mais, le mail professionnel est un écrit professionnel qui doit obéir à certaines règles pour atteindre ses objectifs.Découvrez vite ci-dessous 4 grands principes pour rédiger un mail professionnel efficace.

4 CONSEILS pour rédiger un mail professionnel efficace

La première question à vous poser avant même de commencer à rédiger votre mail professionnel est : à qui est adressé ce mail ? Quel est son destinataire ? En effet, c'est le profil du destinataire de votre mail qui détermine les choix rédactionnels que vous allez faire.

I°) L’objet de votre e-mail :

Vous devez soigner l’objet de votre e-mail, car c'est le premier élément que votre destinataire va lire. Et, c'est l'objet de votre e-mail qui va conditionner son ouverture.

L'objet de votre e-mail doit donc donner une information précise et surtout donner envie à votre destinataire de l'ouvrir. N'oubliez pas que votre destinataire reçoit plus de dizaines de courriels par jour.

Pour rédiger l'objet de votre e-mail, deux options s'offrent à vous :

Un objet d’e-mail concret :

Votre titre résume en une phrase le contenu de votre mail. Ici, l’objet de votre e-mail représente déjà le début de votre message. Ici, avant même de cliquer sur le mail, votre destinataire doit savoir ce dont il va être question.

Des exemples d'objet d'e-mails concrets :

• Compte-rendu de réunion du 3/10/22,

• RTT Michel DURAND du vendredi 4 au lundi 7 inclus,

• Demande de rupture conventionnelle Pauline SHARIF,

Un objet d’e-mail captivant :

Chaque jour, votre destinataire reçoit plusieurs dizaines de mails et notamment des emails marketing. L'objet de votre e-mail doit donc attirer à tout prix l’attention de votre destinataire afin qu’il se décide à ouvrir votre mail. Attention cependant à l’effet « putaclic » qui peut au contraire détourner l’intérêt de votre destinataire.

Astuce : pour vous assurer que votre e-mail n'arrive pas dans les spams du destinataire. Il vous suffit d'indiquer le nom du destinataire dans l'objet de votre e-mail.

Des exemples d'objets d'e-mails captivants :

• J’ai une révélation à vous faire…

• Souhaitez-vous recevoir votre cadeau ?

• Ce carrousel m’a rapporté 148 abonnés.

Vous seul savez le type d'objet d'e-mail que vous devez choisir, car c’est le contexte de communication qui vous permettra de trancher cette épineuse question.

II°) Le contenu de votre mail

Avant même de commencer à rédiger votre mail, posez-vous ces deux questions.

• Quel est l’objectif de mon mail ?

• Quel est le message principal que je souhaite faire passer ?

Appliquez ces 4 principes :

• Votre mail ne doit pas être trop long : 5 phrases maximum ! Je sais, c’est peu

• Rédigez des phrases courtes.

• Utilisez des mots simples.

• Ne posez pas trop de questions à votre destinataire. Sinon, joignez un fichier Word en pièce jointe.

• Soignez la mise en page.

Le contenu de votre e-mail doit répondre à ces trois exigences :

• clarté,

• précision,

• concision.

III°) Un call-to-action

Votre mail a un objectif. Insérez donc un call-to-action à la fin de votre mail afin d’appuyer votre demande.

Exemples de call-to-action :

• Pourriez-vous me confirmer la lecture du compte-rendu de la réunion ?

• Quelles seraient vos disponibilités pour vous rencontrer ?

• Pourriez-vous me donner les objectifs obtenus pour 2023 ?

IV°) Comment terminer votre mail ?

Pour terminer votre mail, vous pouvez utiliser comme formules de politesse :

• Cordialement,

• Bien cordialement,

• Bien à vous.

N'utilisez pas les formules de politesse comme " je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l'expression de mes salutations distinguées" ou " je vous prie de croire en mes salutations les plus respectueuses" qui se destinent plus à des documents écrits.

En revanche, préférez " à bientôt" à la place de " à vite " qui est considérée comme une impropriété.